Stéfano Helou Frontini é sócio da Allídem e representa a divisão de estratégia de negócios, cultura, produtividade e liderança para projetos de posicionamento e construção de marca junto a empresas de tecnologia ou aquelas que buscam digitalizar. Tem um Instagram profissional também em que fala sobre os temas, conheça-o clicando aqui.
Entenda o mindset do PDCA para ganhar eficiência e muito mais resultado
Na Allidem, todos os projetos de growth, branding e design que atuamos, contam com metodologias e métodos de gestão incríveis para aumentar nossa eficiência e garantir resultados positivos. Esses métodos de gestão melhoram nossos entregáveis e aprimoram nossos processos, de forma que possamos atingir grandes metas. O PDCA apesar de ter sido criado para identificar problemas, é muito utilizado por nós para entregar projetos e seus resultados. Neste artigo, vamos explicar o que é, e como usar o método PDCA aplicado na construção de marca ou ações de growth.
PDCA ou Plan-Do-Check-Act foi criado pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart na década de 20 com objetivo de controle estatístico e de qualidade, mas ficou conhecido quando um dos mestres de gestão de qualidade, William Edward Deming, espalhou o conceito para identificar problemas em processos e produtos.
O método foi criado para:
- Ter ciência sobre as dificuldades dos processos ou produtos;
- Identificar os principais problemas;
- Definir as causas de cada problema;
- Planejar soluções;
- Definir as ações para seguir um plano;
- Mitigar os problemas identificados ao longo do plano; e
- Registrar as vivências e as soluções aplicadas, de forma positiva ou negativa.
Consequentemente, é um método de acompanhamento contínuo para um time de gestão, com objetivo de aumentar a qualidade, reduzir o retrabalho, aumentar a eficiência e ganho financeiro de projetos e processos.
Por que o PDCA, um método tão antigo, é tão importante e ainda utilizado por empresas ágeis, de tecnologia no século 21?
- Ajuda na identificação de problemas de forma rápida e precisa.
- Utiliza brainstormings das causas raiz que geram gargalos e dores ou para definir um planejamento adequado de ações a serem tomadas.
- Ajuda na padronização de processos e análises para que uma equipe multidisciplinar possa executar com eficiência as atividades por completo sem retrabalhos.
- Mesmo nos dias de hoje, o objetivo de todo e qualquer projeto é ser eficiente, assertivo, rentável e cada vez mais ágil, portanto, uma técnica tão antiga é base para gestão efetiva, os princípios são os mesmos.
Etapas do PDCA em projetos de branding e growth:
P – Plan em inglês ou Planejar é a etapa mais importante de todos os projetos. Precisamos parar para refletir, analisar as cartas do jogo com profundidade para planejar todas as nossas ações e procedimentos que deverão ser seguidos para entrega de um projeto com excelência e qualidade de forma ágil. Por isso, antes de começar esta etapa é muito importante ter o briefing do projeto, leia mais sobre.
D – Do ou Fazer (Executar) é a etapa do ir para o campo, entregar o plano anteriormente definido, projeto em movimento, go go. Atue focado no plano de ação sistematicamente, sempre acompanhando os dados e educando sua equipe. Objetivo é executar, testar, progredir o plano planejado. Se a etapa anterior foi bem feita, esta será tirada de letra.
C- Check ou Controlar (Verificar) é a terceira etapa. Meça e acompanhe os resultados na maior frequência possível para verificar a tendência de atingimento da meta. Interprete os números ou entregáveis, avalie se o “como executamos” foi como planejamos. Anote todos os aprendizados qualitativos e quantitativos e prepare-se para última etapa.
A – Act ou Agir (fazer novamente, concluir) é a quarta e última etapa. Atue com os aprendizados da terceira semana, corrija os erros, mude a rota, continue com o que está funcionando, e conclua o sprint. Se atingiu a meta: Parabéns, você aplicou o PDCA adequadamente, então aproveite para padronizar todos os aprendizados e transformá-los em processos. Se não atingiu a meta, o ideal é corrigir os erros e falhas graves através de um “novo giro do PDCA”.
O objetivo aqui é sair com um plano de ação bem detalhado para atingir uma meta em um período de tempo definido, além de determinar o como executar e por quem. Esta etapa deve ser feita com calma, envolvendo o máximo de pessoas que participarão do projeto com objetividade também. Dependendo do entregável, pode representar até 50% do tempo total de execução do projeto. Melhor planejar com mais tempo para acertar, do que não planejar adequadamente e ter retrabalhos, idas e vindas.
Resumo da fase do planejamento:
- Quais são nossos objetivos?;
- O que precisamos melhorar?
- Como medir e acompanhar o projeto através de indicadores?
- Qual o desafio ou meta?;
Como gerir:
- Quando ocorrem as etapas do projeto ou ações de growth?
- Onde as etapas ocorrem?
- Com quem elas ocorrem?
- Como elas ocorrem?
Faça um Brainstorming (Tempestade de Ideias) para definir o plano de ação.
- Reúna os responsáveis por entregar o projeto;
- Explique as necessidades, entregáveis;
- Peça a todos que pensem nas possíveis etapas para entrega do projeto;
- Utilize o Miro para fazer o plano de ação com post its digitais;
- Peça para que todos anotem o máximo de tarefas necessárias para atingir a meta ou milestone;
- Selecione as ideias e ações principais.
As seis regras do Brainstorming:
- Anote todas as ideias;
- Equipe toda deve participar;
- Não critique nenhuma ideia;
- Uma ideia por vez;
- Estimule o máximo de ideias;
- Considere mesmo as ideias extravagantes.
Na prática: Como aplicar o PDCA?
Em nossos projetos aplicamos o PDCA na construção de marca e ações de growth, diretamente em nossos sprints semanais. Sempre com planos para atingir metas mensais, sejam elas: metas smart de growth ou, sejam elas milestones para entregar um excelente Brand Sprint, aplicamos os sprints de forma semanal quebrando o mindset de cada uma das quatro semanas do mês para cada uma das quatro etapas do PDCA.
Veja como:
- Na primeira semana, trabalhamos com um sprint de planejamento. Cinco dias para planejar e definir claramente todas as ações a serem executadas, aqui aplicamos inclusive o método RACI que falaremos mais adiante, ao qual deixa muito claro os responsáveis pelo entregável do sprint;
- Na segunda semana, o sprint foca na execução, planos, prazos e responsáveis já definidos. Esta etapa flui muito bem pois todos já sabem o que fazer, como fazer, com quem fazer e quando fazer;
- Na terceira semana, verificamos e controlamos continuamente os resultados obtidos, sejam eles de ações de growth ou sejam eles dos entregáveis criados do projeto do Brand Sprint. Utilizamos dashboards automatizados ou fazer reuniões de check-in point para verificar o progresso, dar feedbacks e alinhar a última etapa; e
- Na quarta ou última semana, agimos novamente com os aprendizados para atingir a meta mensal.
O PDCA é um método de melhoria contínua, portanto quando um ciclo acabar, outro já pode começar seja para novo projeto ou continuidade de novas ações de growth, ainda mais efetivas. Muitas startups utilizam o PDCA para se tornarem organizações exponenciais, um método simples, claro, objetivo, de ampla organização e determinação. Use o PDCA.
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