Comunicação Assíncrona se você lidera, este conceito vai te ajudar

Resumo do artigo:
A Comunicação Assíncrona é uma forma eficiente e organizada de comunicação que não ocorre em tempo real, como e-mails ou mensagens. Ela é comum em empresas de tecnologia e equipes remotas e é essencial para garantir fluidez e autonomia no trabalho remoto. É importante diferenciá-la da Comunicação Síncrona, que ocorre em tempo real, como videoconferências ou ligações.

Comunicação Assíncrona
se você lidera algo, este conceito vai te ajudar

Você sabe o que é Comunicação Assíncrona?
Já ouviu falar da GitLab, empresa de tecnologia de software com 1600 colaboradores todos em home office desde a sua fundação em  2011 e super defensora da comunicação assíncrona?

Com este artigo tenho um objetivo:
Te tirar do lado do estresse que você passa com uma comunicação ruim e te levar para o lado da leveza com uma boa comunicação.

Antes de mais nada, quero reforçar um aspecto fundamental da comunicação:
A palavra comunicar tem origem do latim communicare e significa partilhar, tornar algo comum a todos. Portanto, se você está se comunicando, é seu papel fazer o outro ter acesso a uma informação da qual ele ainda não possui e como líder ou gestor, também é seu papel reforçar aos seus liderados que é uma boa comunicação que trará os grandes resultados e transformações que vocês desejam, além da leveza e paz de espírito, rs.

A comunicação é um processo interativo de mão dupla. De um lado temos:
Ponto A (Locutor) > Transmite a Informação e do outro Ponto B (Interlocutor) Recebe a informação.
A informação se dá por meio de uma mensagem que pode ser traduzida em 3 tipos de linguagem:

• Comunicação Escrita - Texto
• Comunicação Verbal - Fala
• Comunicação Não Verbal - Imagens, Expressões, Gestos, Sinais, Ícones, etc.
  

E a Comunicação Assíncrona o que é?

A Comunicação Assíncrona é uma maneira de se comunicar que ganhou peso no mercado principalmente depois da pandemia e com o crescimento do trabalho remoto. Gosto muito da comunicação assíncrona porque ela nos obriga a sermos eficientes, objetivos e principalmente organizados com as informações que precisamos transmitir e receber.

Neste artigo você vai entender a diferença entre uma comunicação síncrona e assíncrona e como podemos tirar melhor proveito deste tipo de comunicação. Você irá perceber que não se trata apenas de uma forma de se comunicar mas de uma mentalidade de agir.
Este tipo de comunicação é muito comum nas empresas da nova economia, digitais e de tecnologia, que contam com equipes externas, colaboradores presentes em outras cidades, estados e até mesmo países ou que estão apenas trabalhando remotamente de suas casas.
Mas vale para qualquer pessoa que esteja liderando qualquer projeto ou iniciativa com pessoas em lugares diferentes e que atuam em momentos diferentes. Isto é, além da sua empresa, você pode aplicar este conceito se estiver liderando a reforma do seu apartamento, a organização de um casamento, um evento em alguma instituição, enfim, dá pra aplicar em muitas frentes.

Qual a diferença entre Comunicação Síncrona e Assíncrona?

A Comunicação Síncrona engloba todas as formas de comunicação que ocorrem em tempo real, proporcionando respostas e interações imediatas. Como uma conversa pessoal, uma videoconferência ou mesmo uma ligação pelo telefone. Numa situação de home office apenas o espaço é deslocado, mas as pessoas estão ali online e disponíveis para se comunicar em tempo real no período de trabalho estipulado, por exemplo das 9h às 18h.

Já a Comunicação Assíncrona se refere a interações que não acontecem nem no mesmo espaço e nem no mesmo tempo e por isso as respostas podem ocorrer de forma intermitente, como trocas de e-mails ou mensagens não instantâneas como aquelas que trocamos no slack ou no WhatsApp.
Este tipo de comunicação ocorre principalmente com colaboradores que estão em outro países, outro fuso horário, ou fornecedores, freelancers e parceiros que irão se comunicar conosco no seu local de atuação e no seu tempo disponível.
São também aquelas comunicações que ocorrem fora do expediente que muitas vezes são necessárias devido às oportunidades, desafios, incêndios que ocorrem e por aí vai. 

A Comunicação Assíncrona é premissa para um trabalho remoto eficiente principalmente projetos com equipes externas.

Para a atuação do trabalho remoto acontecer com fluidez, a comunicação assíncrona é um elo fundamental. Sem uma boa comunicação, fica difícil existir autonomia e fluidez no trabalho. Quando não há uma boa comunicação, acontece o que chamo de comunicação truncada, que é aquele tipo de comunicação onde quem está com alguma responsabilidade não se comunica direito, deixa o outro no ar, sem informações, sem clareza de retornos, avisos, e próximos passos gerando estresse, desperdício de foco e tempo ou atraso na execução de alguma tarefa ou ação.

Uma empresa que se posiciona como ultra defensora deste tipo de atuação e comunicação é a GitLab que comentei no início do texto. A Gitlab é uma empresa de tecnologia de software que possui capital aberto na Nasdaq e conta com mais de 1.600 colaboradores espalhados em mais de 65 países pelo mundo. Desde sua fundação em 2011, a Gitlab sempre trabalhou de maneira remota e eles inclusive criaram um manifesto de como deve ser o trabalho remoto, aspecto totalmente enraizado na sua cultura corporativa e no posicionamento da marca.

Na Gitlab toda a sua intranet é aberta e escrita, nesta página eles falam tudo sobre suas crenças com relação ao trabalho remoto. Existe muita clareza e objetividade ao escrever mensagens para colegas e colaboradores. Eles defendem que devemos escrever em uma única mensagem tudo que você precisa dizer, com o máximo de detalhamento possível para que a outra pessoa não tenha que devolver com uma pergunta. Isso ajuda a economizar o tempo das pessoas.
Por outro lado, o tempo de ler e escrever não deve ser maior do que uma reunião. Desta forma, a mensagem deve ser sucinta e objetiva.

Dá pra ver o quanto a comunicação é fator chave para o trabalho remoto acontecer, veja a seguir os 9 pilares do Manifesto do Trabalho Remoto da Gitlab:

1. Contratação e trabalho de qualquer lugar do mundo (em vez de um local centralizado).
2. Horários de trabalho flexíveis (em vez de horários de trabalho definidos).
3. Registro e gravação de conhecimento (em vez de explicações verbais).
4. Processos escritos (em vez de treinamento no trabalho).
5. Compartilhamento público de informações (em vez de acesso restrito).
6. Abertura de documentos para edição por qualquer pessoa (em vez de controle hierárquico dos documentos).
7. Comunicação assíncrona (em vez de comunicação síncrona).
8. Resultados do trabalho (em vez das horas trabalhadas).
9. Canais de comunicação formais (em vez de canais de comunicação informais).

Além da página com toda visão de trabalho remoto da Gitlab, e seu manifesto, a Gitlab lidera anualmente o "Remote Work Report - The leading report on remote work, from one of the world’s largest all-remote organizations - " - Relatório de Trabalho Remoto - O Relatório Principal sobre Trabalho Remoto, de uma das maiores organizações de remote do mundo. A todo momento, a Gitlab reforça o quanto a comunicação assíncrona é fundamental para que ocorra o bom desempenho do trabalho remoto, deixando claro que a escrita e a documentação são fundamentais.

Como ter leveza aplicando a Comunicação Assíncrona 

Quero reforçar aqui que a leveza é para ambos os lados, tanto para quem comunica quanto para quem recebe a comunicação. A seguir, divido alguns pontos fundamentais para aplicar a comunicação assíncrona:

1. Mentalidade
   Todo time precisa compreender que a comunicação assíncrona deve ser adotada como uma mentalidade ou modo de pensar e de agir por todos. Não é algo para ser usado apenas com quem está em outro horário ou local. A comunicação assíncrona existe para evitar aquele troca-troca de mensagens e depender da memória da cabeça das pessoas. A liderança precisa construir isso junto com todos. Precisa ficar claro que este tipo de comunicação existe para otimizar o tempo de todos: o seu e o do outro e poupar tempo no futuro.
2. Contextualização
   A contextualização ajuda a trazer clareza para qualquer pessoa que esteja entrando em contato com o cenário da atividade pela primeira vez. Não ache que o outro já sabe do contexto. Muitas vezes o óbvio precisa ser dito.
   Um cuidado aqui: quantidade não significa qualidade. Você também não precisa contextualizar tudo. Apenas o que é relevante para fazer o próximo passo acontecer.
   (Por que foi feito, por que está sendo feito e por que será feito?)
3. Priorize a escrita
   Idealmente as mensagens devem ser enviadas por texto, e caso seja necessário mais detalhes pode ser uma gravação da tela do computador que engloba a imagem + a fala.
   Vale reforçar que nosso cérebro retém mais aquilo que vê do que aquilo que escuta e por isso as falas muitas vezes enviada por áudios devem estar em terceiro plano. 
   Gestores e líderes muitas vezes por contarem com um tempo mais valioso e limitado acabam muitas vezes enviando áudio. Neste caso, vale anotar os bullets dos assuntos falados para garantir que a mensagem foi recebida ou assim que possível já passar uma resposta.
   
   Aqui, lembre sempre de revisar antes de enviar para não enviar as informações erradas ou com erros de português. 
4. Use Hierarquia da Informação
   Eu acredito profundamente no impacto que a hierarquia da informação traz de resultados e eficácia na comunicação. Você conhece ou aplica esta prática?
   Ao escrever um texto, é importante resumir em pequenos tópicos que sejam fáceis de ler, de modo que a pessoa já consiga visualizar o que está sendo falado naquele texto.
   Por isso, usar recursos como a letra de CAIXA ALTA e caixa baixa, em itálico, em negrito, • em bullets e em 1.2.3. - números ajudam muito na hierarquia da informação priorizando o que é mais importante de enfatizar.
   
   
   • Olá,
     No dia 20 deste mês acontece a reunião do Plano de Marketing.
     Divido a seguir os documentos para te preparar para a reunião:
     
     ATA DA REUNIÃO
     
     1. Apresentar o plano de marketing - 30min
        (sugiro acessar previamente neste link a apresentação)
     2. Discutir o budget de marketing - 30min
        (sugiro acessar previamente neste link a planilha)
     3. Fechamento e conclusões - 30min
        (Aqui vamos liderar os próximos passos a serem executados)
     Favor confirmar o convite na agenda até 5a Feira desta semana
     Abs
5. Disponibilidade
   A comunicação deve ser feita em um local onde todos os envolvidos possam ter acesso a qualquer momento. E, se existe algum documento ou material que precisa ser compartilhado ele deve estar facilmente disponível. A coisa mais desagradável é você precisar de algum documento e ele estar no computador da pessoa. Se você criou algum documento que pertence a empresa, coloque o documento imediatamente na nuvem para que todos possam acessá-lo.
   (Como será a disponibilidade? Como deve ser a disponibilização das informações)
6. Atualização
   A comunicação deve refletir tudo que está acontecendo no momento do projeto ou demanda.
   Aqui, o ideal é manter um combinado de como e onde devem ocorrer as atualizações.
   Se algo foi atualizado, comunique, avise, documente, mas jamais guarde para você.
   (O que foi feito, o que está sendo feito e o que será feito)
7. Jamais deixe o outro sem uma resposta
   A pior coisa que uma pessoa pode fazer é não se comunicar com o outro e deixar ele "no ar".
   E aqui vão algumas dicas:
   1. Se você viu a mensagem/demanda e já tem uma resposta e ela é rápida, faça imediatamente.
   2. Se precisar se concentrar, avise o time que pode precisar de você e desligue as notificações reservando um horário do dia para dar os devidos retornos. 
   3. Se você recebeu algo que precisa pensar para retornar, opte por enviar: "recebi e darei um retorno até X/data/hora". Colocar um prazo e anotar te ajudará a cumprir o compromisso.
   Para ter mais eficiência e evitar distrações, recomendo separar até dois horários do dia para olhar e retornar os emails.
   Ainda assim, somos humanos e podemos nos esquecer, neste caso, avise assim que perceber.
8. Documentação
   A documentação é um dos aspectos mais importantes da comunicação assíncrona.
   Isso porque muitas vezes o seu trabalho é uma etapa do trabalho do outro. Se você executou algo, onde ficou documentado? Como você quer que a pessoa do seu time fique sabendo?
   Espero que não seja adivinhando rs 🙂
   Aqui é o típico cenário de alguém da equipe que desenvolveu algum documento, e não deixou a raiz deste documento acessível no local estipulado da nuvem de maneira que no momento que outra pessoa precisa executar algo ela precisa falar com quem fez aquele documento.
   Isso gera ineficiência. 
   
   Bom, com todas estas dicas eu espero que você tenha um pouco mais de leveza e paz de espírito. E, se estiver difícil convencer o time, veja a seguir os benefícios e desafios.

5 principais benefícios da comunicação assíncrona

• Eficiência:
  A eliminação de reuniões presenciais ou videoconferências reduz o tempo perdido em reuniões improdutivas e aumenta a produtividade, já que as pessoas podem se concentrar em seu trabalho e responder às mensagens quando tiverem tempo.
• Eficácia:
  As pessoas conseguem priorizar o que é importante e urgente do seu trabalho e reservar um tempo específico para demandas menos importantes e urgentes como dúvidas pontuais que podem ser tratadas em outro momento. 
• Documentação: 
  Com a comunicação assíncrona, todas as mensagens são registradas e documentadas. Isso pode ser útil para referência futura e para garantir que todas as informações importantes sejam mantidas em um único lugar.
• Colaboração:
  A comunicação assíncrona permite que as pessoas trabalhem juntas conforme sua disponibilidade de tempo, mesmo que não estejam no mesmo local físico. Isso pode ser útil para equipes remotas ou para equipes que trabalham em diferentes fusos horários.
  Aqui, se aplica muito também o conceito de equipe sob demanda abordado no livro Organizações Exponenciais - Por que elas são 10 vezes melhores, mais rápidas e mais baratas que a sua (e o que fazer a respeito).
• Inclusão: 
  A comunicação assíncrona permite a inclusão de todas as pessoas.
  Quando você tem as informações acessíveis e organizadas, qualquer pessoa que chega imediatamente já se sente parte do projeto, da empresa, da iniciativa. Você evita panelinhas ou que pessoas se sintam excluídas e desinformadas.
  

5 principais desafios da comunicação assíncrona

1. Mudança de Mentalidade:
   Qualquer mudança de mentalidade exige repetição até se tornar um hábito. Assim, você como líder precisa sempre relembrar estes aspectos para a sua equipe.
2. Falta de clareza:
   Às vezes, as mensagens podem não ser claras o suficiente, o que pode levar a mal-entendidos ou erros. A dica aqui é exercitar a comunicação assertiva trazendo hierarquia na informação e deixando muito claro o que se espera.
3. Tempo de resposta:
   Embora a comunicação assíncrona permita que as pessoas respondam em seu próprio ritmo, às vezes pode haver atrasos na resposta, o que pode atrasar projetos ou decisões importantes.
   A dica aqui é enfatizar na mensagem a expectativa de resposta no dia ou horário esperado. 
4. Sobrecarga de informações:
   Com a comunicação assíncrona, é fácil enviar muitas mensagens, o que pode levar à sobrecarga de informações e à dificuldade em gerenciar todas as informações recebidas.
   A dica aqui é filtrar o que é urgente e importante e novamente se atentar à hierarquia da informação.
5. Falta de conexão:
   A comunicação assíncrona pode levar à falta de conexão pessoal entre as pessoas, o que pode afetar a cultura da empresa e a proximidade da equipe.
   A dica aqui é que a empresa proporcione reuniões periódicas entre os times para que estes momentos ajudem a promover a conexão e o fortalecimento da cultura. 

Processos e ferramentas para te ajudar

As organizações exponenciais nos mostram o quanto as tecnologias sociais estão aí para facilitar a comunicação assíncrona. A seguir compartilho ferramentas que utilizamos no nosso dia-dia:

• GERENCIAMENTO DE PROJETOS E DEMANDAS

  Antigamente o processo do gerenciamento de projetos costumava se apoiar no bom e velho excel. Apesar do Excel ser ótimo para gerenciar muita coisa, existe um lado bastante positivo de ferramentas digitais de gerenciamento de projetos que é o fato de contarem com integrações com outras ferramentas como email e agenda permitindo uma organização mais eficiente. O que usamos:
  • Monday
    Na Allídem usamos muito o monday para centralizar a gestão dos nossos projetos ou até mesmo processos. Mas Trello e Asana também são ótimas ferramentas.

• COMUNICAÇÃO SEGMENTADA
  

  O processo de se comunicar entre equipes é fundamental. Com a tecnologia e as transformações de cada dia as empresas estão sempre em crescimento e maturação é muito comum as pessoas assumirem responsabilidades diversas e consequentemente abarcar assuntos variados. Segmentar os temas ajuda a organizar os assuntos dentro das ferramentas.
  • Slack
    O Slack é ótimo pois nele separamos os temas de maneira segmentada organizando cada um deles em um canal diferente do slack, evitando assim mil grupos diferentes ou um único grupo ou canal com mil assuntos diferentes.

• CO-CRIAÇÃO

  O processo de co-criação no trabalho é fundamental para trazer agilidade e feedbacks constantes. Na Allídem somos defensores de ferramentas que permitem a co-criação, isso quer dizer, ferramentas que permitem o acesso, edição, e comentário de qualquer membro simultaneamente na nuvem. O que recomendamos:
  • Google
    Usamos tudo que é do G-Suíte do Google (programas na nuvem do Google) por permitir acesso de qualquer lugar a qualquer momento (tirando o momento que você não tem internet, rs). O que mais usamos por aqui:
    
    • Documentos Google que equivale ao Word só que é uma versão online,
    • Apresentações Google que equivale ao Power Point só que é uma versão online
    
    Processos muitas vezes são documentados nestas ferramentas que contam com histórico de última atualização.
  • Loom
    Quando precisamos compartilhar algum projeto ou processo com a equipe, muitas vezes realizamos gravações de tela no loom. Este tipo de gravação pode servir para apresentar alguma etapa de um projeto, isso poupa o tempo de todos os lados, principalmente de informações que precisam ser repetidas várias vezes.

Acredito que com a velocidade que temos visto a evolução da tecnologia, cada vez mais as empresas irão evoluir na forma como se comunicam. Ainda assim, acredito que o desafio estará na forma e não no meio. Por isso, vejo como fundamental as lideranças exercitarem e reforçarem a importância da clareza na comunicação para facilitar a colaboração. 

Fique ligado no nosso Blog, em breve vou dividir mais infos sobre a prática da hierarquia da informação e como este conceito vai literalmente trazer mais assertividade, clareza e leveza para lidar com um dia repleto de informação.