O PDCA aplicado ao Brand Sprint e/ou ações de growth

O PDCA aplicado ao Brand Sprint e/ou ações de growth

O PDCA aplicado ao Brand Sprint e/ou ações de growth

Stefano Helou Frontini
4 minutos de leitura

Na Allidem, todos os projetos de growth, branding e design que atuamos, contam com metodologias e métodos de gestão incríveis para aumentar nossa eficiência e garantir resultados positivos. Esses métodos de gestão melhoram nossos entregáveis e aprimoram nossos processos, de forma que possamos atingir grandes metas. O PDCA apesar de ter sido criado para identificar problemas, é muito utilizado por nós para entregar projetos e seus resultados. Neste artigo, vamos explicar o que é, e como usar o método PDCA no Brand Sprint ou ações de growth.

PDCA ou Plan-Do-Check-Act foi criado pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart na década de 20 com objetivo de controle estatístico e de qualidade, mas ficou conhecido quando um dos mestres de gestão de qualidade, William Edward Deming, espalhou o conceito para identificar problemas em processos e produtos.

O método foi criado para:

  1. Ter ciência sobre as dificuldades dos processos ou produtos;
  2. Identificar os principais problemas;
  3. Definir as causas de cada problema;
  4. Planejar soluções; 
  5. Definir as ações para seguir um plano; 
  6. Mitigar os problemas identificados ao longo do plano; e
  7. Registrar as vivências e as soluções aplicadas, de forma positiva ou negativa. 

Consequentemente, é um método de acompanhamento contínuo para um time de gestão, com objetivo de aumentar a qualidade, reduzir o retrabalho, aumentar a eficiência e ganho financeiro de projetos e processos.

Por que o PDCA, um método tão antigo, é tão importante e ainda utilizado por empresas ágeis, de tecnologia no século 21?

  • Ajuda na identificação de problemas de forma rápida e precisa. 
  • Utiliza brainstormings das causas raiz que geram gargalos e dores ou para definir um planejamento adequado de ações a serem tomadas.
  • Ajuda na padronização de processos e análises para que uma equipe multidisciplinar possa executar com eficiência as atividades por completo sem retrabalhos.
  • Mesmo nos dias de hoje, o objetivo de todo e qualquer projeto é ser eficiente, assertivo, rentável e cada vez mais ágil, portanto, uma técnica tão antiga é base para gestão efetiva, os princípios são os mesmos.

Etapas do PDCA em projetos de branding e growth:

P – Plan em inglês ou Planejar é a etapa mais importante de todos os projetos. Precisamos parar para refletir, analisar as cartas do jogo com profundidade para planejar todas as nossas ações e procedimentos que deverão ser seguidos para entrega de um projeto com excelência e qualidade de forma ágil. Por isso, antes de começar esta etapa é muito importante ter o briefing do projeto, leia mais sobre.

O objetivo aqui é sair com um plano de ação bem detalhado para atingir uma meta em um período de tempo definido, além de determinar o como executar e por quem. Esta etapa deve ser feita com calma, envolvendo o máximo de pessoas que participarão do projeto com objetividade também. Dependendo do entregável, pode representar até 50% do tempo total de execução do projeto. Melhor planejar com mais tempo para acertar, do que não planejar adequadamente e ter retrabalhos, idas e vindas.

Resumo da fase do planejamento: 

  1. Quais são nossos objetivos?;
  2. O que precisamos melhorar? 
  3. Como medir e acompanhar o projeto através de indicadores?
  4. Qual o desafio ou meta?;

Como gerir:

  1. Quando ocorrem as etapas do projeto ou ações de growth?
  2. Onde as etapas ocorrem?
  3. Com quem elas ocorrem?
  4. Como elas ocorrem?

Faça um Brainstorming (Tempestade de Ideias) para definir o plano de ação.

  1. Reúna os responsáveis por entregar o projeto;
  2. Explique as necessidades, entregáveis;
  3. Peça a todos que pensem nas possíveis etapas para entrega do projeto;
  4. Utilize o Miro para fazer o plano de ação com post its digitais;
  5. Peça para que todos anotem o máximo de tarefas necessárias para atingir a meta ou milestone;
  6. Selecione as ideias e ações principais.

As seis regras do Brainstorming: 

  1. Anote todas as ideias;
  2. Equipe toda deve participar;
  3. Não critique nenhuma ideia;
  4. Uma ideia por vez;
  5. Estimule o máximo de ideias;
  6. Considere mesmo as ideias extravagantes.

D – Do ou Fazer (Executar) é a etapa do ir para o campo, entregar o plano anteriormente definido, projeto em movimento, go go. Atue focado no plano de ação sistematicamente, sempre acompanhando os dados e educando sua equipe. Objetivo é executar, testar,  progredir o plano planejado. Se a etapa anterior foi bem feita, esta será tirada de letra.

C- Check ou Controlar (Verificar) é a terceira etapa. Meça e acompanhe os resultados na maior frequência possível para verificar a tendência de atingimento da meta. Interprete os números ou entregáveis, avalie se o “como executamos” foi como planejamos. Anote todos os aprendizados qualitativos e quantitativos e prepare-se para última etapa. 

A – Act ou Agir (fazer novamente, concluir) é a quarta e última etapa. Atue com os aprendizados da terceira semana, corrija os erros, mude a rota, continue com o que está funcionando, e conclua o sprint. Se atingiu a meta: Parabéns, você aplicou o PDCA adequadamente, então aproveite para padronizar todos os aprendizados e transformá-los em processos. Se não atingiu a meta, o ideal é corrigir os erros e falhas graves através de um “novo giro do PDCA”.

Na prática: Como aplicar o PDCA?

 

Em nossos projetos de Brand Sprint e ações de growth, aplicamos o PDCA diretamente em nossos sprints semanais. Sempre com planos para atingir metas mensais, sejam elas: metas smart de growth ou, sejam elas milestones para entregar um excelente Brand Sprint, aplicamos os sprints de forma semanal quebrando o mindset de cada uma das quatro semanas do mês para cada uma das quatro etapas do PDCA. 

Veja como: 

  • Na primeira semana, trabalhamos com um sprint de planejamento. Cinco dias para planejar e definir claramente todas as ações a serem executadas, aqui aplicamos inclusive o método RACI que falaremos mais adiante, ao qual deixa muito claro os responsáveis pelo entregável do sprint;
  • Na segunda semana, o sprint foca na execução, planos, prazos e responsáveis já definidos. Esta etapa flui muito bem pois todos já sabem o que fazer, como fazer, com quem fazer e quando fazer;
  • Na terceira semana, verificamos e controlamos continuamente os resultados obtidos, sejam eles de ações de growth ou sejam eles dos entregáveis criados do projeto do Brand Sprint. Utilizamos dashboards automatizados ou fazer reuniões de check-in point para verificar o progresso, dar feedbacks e alinhar a última etapa; e 
  • Na quarta ou última semana, agimos novamente com os aprendizados para atingir a meta mensal. 

 

O PDCA é um método de melhoria contínua, portanto quando um ciclo acabar, outro já pode começar seja para novo projeto ou continuidade de novas ações de growth, ainda mais efetivas. Muitas startups utilizam o PDCA para se tornarem organizações exponenciais, um método simples, claro, objetivo, de ampla organização e determinação. Use o PDCA.

 

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